AIに仕事を任せようとしても、「何をどの順番で、どう判断してやっているのか」を説明できないと、うまく伝わりません。担当者の頭の中にある手順や判断の基準は、普段は意識されていないことが多いからです。
この記事では、AIに任せる前に、業務を書き出して整理する方法をまとめます。特定の統計や他社の事例には頼らず、一般的な考え方をもとにしています。
業務を、3つの要素に分けて書き出す
1. 手順：何を、どの順番でやっているか
最初に、業務の流れを順番に書き出します。「届いた依頼を確認する」「必要な情報を探す」「文面をつくる」のように、動詞で区切ると整理しやすくなります。
2. 判断の基準：何を見て、どう決めているか
経験のある担当者ほど、無意識に判断しています。「どんなときに上長へ確認するか」「どの条件なら対応できるか」を、言葉にして残します。ここが曖昧だと、AIの出力も安定しません。
3. 例外：いつもと違うときは、どうするか
いつもの流れから外れるケースを、思い当たる範囲で書き出します。例外は、AIに任せず人が対応する範囲を決める手がかりにもなります。
書き出した内容は、そのまま指示の材料になる
手順と判断の基準が書けていれば、AIへの指示も具体的になります。書き出した内容は、確認の項目を作るときにも役立ちます。確認の考え方はAIの出力を確認する方法で整理しています。
書き出しの途中で、任せにくい業務が見えてくる
書き出してみると、判断の基準が人によって違う業務や、例外が多すぎる業務が見つかります。そうした業務は、先に進め方をそろえてから任せるほうが安全です。どの業務から始めるかの考え方は、中小企業のAI導入は何から始める？にまとめています。
自社の業務に当てはめて整理する
書き出した業務のうち、どれがAIに向くかは、実際の流れを聞いてみないと判断しにくいものです。Otsumuの「AIツール診断 アセスメント」は、45分のオンラインヒアリングで業務を伺い、合う既製のAIツールと、取り戻せる時間の目安をレポートにまとめます。書き出した手順や例外をそのまま材料にできます。診断のみで、開発や自動化の構築は含まれず、診断後に契約の義務はありません。
Otsumuに相談できること
Otsumuは、「AIファーストで、爆速で、事業を再構築する」ことを支えるチームです。AIツール診断（98,000円・税別・参考価格）で現在地を整理し、必要に応じて開発や運用の自動化へ進められます。診断の内容と予約は、AIツール診断 アセスメントのページから確認できます。診断以外の相談は、お問い合わせフォームから受け付けています。
この記事について
この記事は、Otsumuが一般的な考え方をもとに整理したものです。本記事の内容は、特定の成果をお約束するものではありません。実際の効果は、業務の内容や進め方によって異なります。編集日 2026.10.30