「社員が勝手にAIを使っていないか心配だ」「ルールを作りたいが、何を決めればよいか分からない」。AIを業務に取り入れ始めた中小企業から、よく聞く悩みです。ルールがないまま使い始めると、入れてはいけない情報を入力してしまったり、AIの出力をそのまま社外へ出してしまったりするおそれがあります。一方で、最初から細かい規程を作ろうとすると、決まるまで何も始められません。
この記事では、中小企業が最初に決めておきたい5つのことを整理します。法律や契約の解釈には立ち入らず、「社内でどこまで決めておけば、安心して使い始められるか」という実務の視点でまとめます。
最初に決めるのは、「禁止」ではなく「線引き」
AIの利用ルールというと、禁止事項の一覧を想像しがちです。しかし、禁止ばかりが並ぶと、現場は使わなくなるか、黙って使うようになります。最初に決めたいのは、「ここまでは自由に使ってよい」「ここからは確認が必要」「これは入力しない」という3つの線引きです。
決めておきたい5つのこと
1. 入力してよい情報と、入力しない情報
最も重要な線引きです。たとえば、公開されている情報や、社内の一般的な文章の下書きは入力してよい。顧客の個人情報、取引先との契約内容、未公開の経営情報は入力しない。このように、情報の種類で分けて、具体例を添えて伝えます。
2. 使ってよいツールの範囲
社員がそれぞれ別のツールを使い始めると、どの情報がどこに渡っているのか把握できません。会社として使ってよいツールを決め、新しいツールを使いたいときの相談先も決めておきます。ツールごとの情報の扱い（入力内容が学習に使われるか、など）は、各サービスの利用規約や設定で確認します。
3. 出力を社外に出す前の確認
AIの出力には、事実と異なる内容や、不自然な表現が含まれることがあります。顧客への連絡、提案書、公開する文章など、社外に出すものは、必ず人が内容を確認してから出す。この一点を決めておくだけでも、リスクは大きく下がります。
4. 判断を任せない業務
契約・金額・法的な判断・人事評価など、責任を伴う判断は、AIに任せず人が行います。AIは下書きや整理の補助として使い、最終的な判断と責任は人が持つ、という原則を明文化します。
5. 困ったときの相談先と、見直しの時期
「これは入力してよいのか」と迷ったとき、誰に聞けばよいかを決めておきます。あわせて、ルールは最初から完璧にはなりません。使い始めて数か月後に、現場の声を聞いて見直す時期も決めておきます。
最初の1枚は、短くてよい
ルールは、長い規程にする必要はありません。上の5つを、A4で1枚程度にまとめ、具体例を添えて共有するところから始められます。大切なのは、全員が読める長さで、迷ったときにすぐ見返せることです。
ルールは、「何の業務に使うか」と一緒に決める
線引きは、AIを使う業務が決まって初めて具体的になります。たとえば、メール返信に使うのか、議事録の作成に使うのかで、入力する情報の種類は変わります。ルールだけを先に作ろうとすると抽象的になり、現場では使えません。使う業務を決めながら、その業務で扱う情報に合わせて線引きを決めるのが、進めやすい順番です。
自社の業務に当てはめて整理する
Otsumuの「AIツール診断 アセスメント」は、45分のオンラインヒアリングで業務を伺い、合う既製のAIツールと、取り戻せる時間の目安をレポートにまとめます。どの業務にAIを使うかが見えると、その業務で扱う情報に合わせて、ルールで決める点も考えやすくなります。診断のみで、開発や自動化の構築は含まれず、診断後に契約の義務はありません。なお、利用規程などの文書の作成そのものは、診断の内容には含まれていません。
Otsumuに相談できること
Otsumuは、「AIファーストで、爆速で、事業を再構築する」ことを支えるチームです。AIツール診断（98,000円・税別・参考価格）で現在地を整理し、必要に応じて開発や運用の自動化へ進められます。診断の内容と予約は、AIツール診断 アセスメントのページから確認できます。診断以外の相談は、お問い合わせフォームから受け付けています。
この記事について
この記事は、Otsumuが一般的な考え方をもとに整理したものです。個人情報や機密情報の取り扱いは、関連する法令・契約・業界のルールに従ってください。法的な判断が必要な場合は、専門家にご相談ください。効果や削減時間は成果をお約束するものではありません。編集日 2026.10.28