経理・総務の生成AI活用：定型業務を効率化する手順と注意点

経理・総務の仕事には、文書の作成、社内からの問い合わせへの回答、資料の確認や分類といった、生成AIが役立つ定型業務が多く含まれています。一方で、金額や税務、労務の判断のように、一つの誤りが大きな問題につながる業務も同じ部署に集まっています。結論から言うと、経理・総務で生成AIを活用するには、「下書き・整理・検索」に使い、「計算・判断・確定」には使わないという線引きを最初に決め、正確性が求められる業務では必ず人が確認する体制を組み込むことが重要です。

この線引きがあいまいなまま使い始めると、便利さに引っ張られて、確認が不十分なまま数字や判断を含む出力が使われる危険があります。逆に、慎重になりすぎて全面的に禁止すると、効果の大きい文書作成や問い合わせ対応の改善の機会を逃します。

この記事は、経理・総務・人事などバックオフィス部門の責任者や担当者に向けて、生成AIが役立つ具体的な場面、使ってはいけない場面、導入の手順、確認体制の作り方、情報管理の注意点を解説します。

経理・総務で生成AIが役立つ場面と、使うべきでない場面

バックオフィスの業務を、生成AIとの相性で整理すると次のようになります。

生成AIは、文章を作ったり要約したりするのは得意ですが、計算を正確に行うことや、最新の制度に基づいて判断することは苦手です。もっともらしい文章で誤った内容を答えることもあります。表の「不向き」に当たる業務は、生成AIではなく、会計ソフトや表計算ソフト、専門家の確認で対応します。

具体的な活用場面

社内文書の下書き

総務が作る社内文書には、年末調整の案内、健康診断の通知、オフィスの利用ルールの変更、規程の改定のお知らせなど、毎年や定期的に作るものが多くあります。過去の文書と今回の変更点を入力し、下書きを作らせると、作成の時間を短縮できます。

注意したいのは、日付、提出期限、対象者、金額などの具体的な情報です。過去の文書を参考にすると、古い日付がそのまま残ることがあります。下書きの中で具体的な情報を記載する部分は【要確認】と表示させ、担当者が埋める形にすると、確認漏れを防げます。

社内からの問い合わせ対応

経理・総務には、「この経費はどの区分で申請すればよいか」「慶弔休暇は何日取れるか」「備品の購入はどの手続きか」など、社内規程やマニュアルを見れば分かる質問が繰り返し寄せられます。規程やマニュアルを参照させて回答案を作らせると、担当者は回答案を確認して送るだけで済むようになります。

さらに進めて、社員が直接質問できる社内向けのチャットボットにする方法もあります。この場合、規程にない質問や、個別の事情を含む質問は担当者に回す設計が必要です。社内規程のQ&Aをチャットボット化する方法は社内ヘルプデスクをAIチャットボット化する：規程Q&Aの作り方で詳しく解説しています。

書類の要約と分類

取引先から届く通知文、契約書、行政からの案内など、読んで内容を把握し、関係者に伝える作業も、生成AIで効率化できます。要点、対応が必要な事項、期限を抜き出させると、確認の時間を短縮できます。

ただし、契約書の条項や期限など重要な部分は、要約だけで判断せず、必ず原文で確認します。要約では細かな条件が落ちることがあり、特に例外条項や但し書きは見落とされやすい部分です。

紙やPDFの書類から文字を読み取る作業には、生成AIの前にAI-OCRを使う方法もあります。読み取りの仕組みと精度の考え方はAI-OCRの用語ページで整理しています。

取引先とのメール

請求書の再送依頼、支払条件の確認、書類の提出依頼など、取引先とのやり取りの文面作成にも使えます。用途ごとにテンプレートを作っておくと、担当者による文面のばらつきも減ります。金額や日付、口座情報などを含むメールは、送信前に必ず原本と照合します。

社内会議の記録と規程改定の準備

総務は、安全衛生の委員会や社内規程の見直しの会議など、記録を残す必要がある会議を担当することが多い部署です。会議のメモや文字起こしから、議題ごとの決定事項と次の行動を整理させると、議事録の作成時間を短縮できます。

規程の改定を検討するときには、現行の規程と改定の方針を入力し、変更箇所の新旧対照表の下書きや、社員向けの説明文の下書きを作らせることもできます。改定内容が法令に関わる場合は、下書きの段階で専門家の確認を受ける前提で使います。

表計算ソフトの作業の補助

経理・総務では表計算ソフトでの集計や加工が多く発生します。「この列から特定の条件に合う行を集計したい」といった目的を伝えると、関数の組み方や手順を提示してもらえます。提示された関数は、少数の既知のデータで結果が正しいかを確かめてから使います。

経理の月次業務の流れに当てはめる

経理の仕事は、月次の締めを中心に一定の周期で回っています。月次の流れに沿って、生成AIを使える工程と使わない工程を整理しておくと、担当者が迷わずに済みます。

1. 請求書や領収書の受け取り：受け取った書類の種類を判定し、取引先名、日付、金額などの項目を抜き出す補助に使えます。抜き出した金額は原本と照合します。
2. 経費精算の確認：申請内容と規程を照らし合わせ、確認すべき点を洗い出す補助に使えます。承認するかどうかの判断は担当者が行います。
3. 取引先への確認や催促：書類の不足や記載の誤りについて、取引先に送るメールの文面作成に使えます。
4. 仕訳と残高の確認：会計ソフトの機能で行い、生成AIは使いません。差異が見つかったときに、原因の候補を整理する補助として使う程度にとどめます。
5. 月次の報告資料：会計ソフトから出力した数字をもとに、増減の説明文の下書きを作らせることはできます。数字そのものは生成させず、出力した表の値を人が確認したうえで、説明の表現だけを整える使い方にします。

この整理から分かるように、生成AIが担うのは数字の「周辺」にある文章や確認の作業です。数字を作る工程と、数字を確定させる工程には入れないことが、経理での活用の基本になります。

正確性が求められる業務での確認体制

経理・総務で生成AIを使うときに最も重要なのは、確認体制です。次の三つの層で考えます。

一層目：入力と出力の型で誤りを防ぐ

テンプレートの段階で、誤りが起きにくい形にします。具体的な数字や日付は生成させずに空欄にする、参照した規程の条文番号を示させる、分からない場合は「規程に記載なし」と答えさせる、といった指示を入れます。

二層目：担当者による確認

生成AIの出力を使う担当者が、確認の観点に沿って内容を確かめます。確認の観点は業務ごとにチェックリストにしておきます。たとえば社内文書なら「日付」「対象者」「期限」「問い合わせ先」「規程との整合」、問い合わせへの回答なら「根拠となる規程が正しいか」「個別事情への言及がないか」といった項目です。

三層目：影響の大きい出力は二人目が確認

社外に出す文書、全社員向けの通知、金額や条件を含む文書は、作成者以外の担当者や上長が確認してから使います。生成AIを使わない場合と同じ承認の流れに乗せることが大切です。

人の確認を処理の流れに組み込む考え方は、業務自動化全般に共通します。自動化の流れの中で人が判断する工程の作り方は業務自動化で残る例外処理：人が判断する工程を組み込む方法で解説しています。

導入の手順

経理・総務での生成AIの導入は、次の手順で進めます。

1. 利用ルールを確認・整備する：使ってよいサービス、入力してよい情報、出力の扱いを決めます。全社のルールがあればそれに従い、バックオフィス特有の注意点（個人情報、給与情報、取引条件など）を追加します。
2. 業務を洗い出し、相性で分類する：部署内の業務を一覧にし、先ほどの表のように「良い」「注意が必要」「不向き」に分類します。
3. 最初の対象業務を選ぶ：「良い」に分類された業務のうち、頻度が高く、誤りの影響が小さいものから選びます。社内文書の下書きや、社内問い合わせへの回答案作成が始めやすい業務です。
4. テンプレートと確認チェックリストを作る：対象業務ごとに、指示文、入力の型、確認の観点を用意します。
5. 試行する：一定期間、担当者が実際の業務で使い、出力の誤りの傾向と手直しの量を記録します。
6. 見直して展開する：試行の結果を踏まえてテンプレートとチェックリストを修正し、部署内に展開します。
7. 定期的に点検する：規程の改定や制度の変更に合わせて、テンプレートと参照する資料を更新します。

利用ルールの作り方は生成AIの社内利用ガイドラインの作り方：禁止事項と入力ルールで詳しく解説しています。

情報管理の注意点

経理・総務が扱う情報には、社員の個人情報、給与や評価、健康に関する情報、取引先との契約条件、未公表の経営情報など、特に慎重な扱いが必要なものが多く含まれます。

• 入力してよい情報を具体的に決める：「個人情報は入力しない」だけでは判断に迷います。氏名、住所、マイナンバー、給与額、健康情報など、入力してはいけない情報を具体的に列挙します。
• 匿名化して使う：問い合わせの回答案を作るときは、個人名や個別の金額を伏せて入力します。
• サービスの条件を確認する：入力した情報が学習に使われるかどうか、データの保存場所や保存期間などは、サービスや契約形態によって異なります。最新の利用規約を確認し、業務利用向けの契約や設定を選びます。
• 出力の保存場所を決める：生成した文書を個人の端末やチャット履歴に残さず、決まった場所に保存します。
• 法令や社内規程との関係を確認する：個人情報の取り扱いについては、関連する法令や社内規程との整合を、専門家や担当部署で確認してください。

架空の例：総務部門での社内問い合わせ対応

ここでは、社員百名程度の架空の会社の総務部門を想定します。二人の担当者が、社員からの問い合わせ対応に毎日多くの時間を使っていました。問い合わせの多くは、就業規則や経費精算規程、福利厚生の案内に書かれている内容でした。

まず、全社の利用ルールに沿って業務利用向けの生成AIサービスを使うことを確認し、社員の氏名や個別の事情は入力しないことを決めました。次に、規程とマニュアルを整理し、古い版を除いた最新の資料をそろえました。

問い合わせへの回答案を作るテンプレートでは、「参照した規程の名称と条文を示す」「規程に記載がない場合は『規程に記載なし』と答える」「個別の判断を求める質問には回答案を作らず担当者に回す」と指示しました。担当者は回答案と根拠の条文を確認し、必要に応じて修正して返信します。

試行の中で、規程の表現があいまいな部分では回答案が揺れることが分かりました。そこで、該当する規程の文言を見直すきっかけにもなりました。生成AIの活用が、規程そのものの分かりやすさを改善することにもつながった例です。

効果の測り方と、活用範囲の広げ方

導入の効果は、対象業務にかかる時間と、出力の手直しや誤りの件数で確かめます。試行を始める前に、たとえば社内問い合わせ一件の回答にかかる時間や、社内文書一本の作成時間を数件分記録しておき、試行後に同じ方法で比べます。

効果が確認できたら、活用範囲を広げます。広げる順番は、最初の分類で「良い」とした業務の中から、頻度が高いものを優先します。「注意が必要」とした業務に広げるときは、確認の層を一つ増やす、試行期間を長めに取る、といった慎重な進め方にします。

活用範囲を広げるほど、テンプレートや参照資料の管理が重要になります。テンプレートの一覧と管理者、最終更新日を記録しておき、規程の改定や組織変更のたびに見直す運用を、部署の定例業務として組み込みます。

経理・総務の生成AI活用チェックリスト

• 生成AIを使う業務と使わない業務の線引きが文書になっている
• 入力してはいけない情報が具体的に列挙されている
• 業務利用向けの契約や設定がされたサービスを使っている
• 対象業務ごとにテンプレートと確認チェックリストがある
• テンプレートで、数字や日付を生成させず空欄にする指示を入れている
• 問い合わせへの回答では、根拠となる規程を示させている
• 社外向け文書や全社向け通知は、作成者以外が確認する流れになっている
• 参照する規程やマニュアルが最新の版にそろっている
• 規程の改定時に、テンプレートと参照資料を更新する手順がある
• 試行で誤りの傾向と手直しの量を記録している

よくある失敗とその避け方

計算や集計を生成AIに任せる

生成AIに表を渡して合計や按分を計算させると、もっともらしい数字が返ってきますが、正確とは限りません。計算は会計ソフトや表計算ソフトで行い、生成AIには関数や手順の作成を手伝わせる使い方にとどめます。

制度について生成AIの回答をそのまま信じる

税制や社会保険、労務に関する制度は改正されることがあり、生成AIの知識が古い場合や、誤った内容を答える場合があります。制度に関する判断は、公的機関の情報や専門家への確認を前提にします。

古い規程やマニュアルを参照させる

参照する資料に古い版が混ざっていると、古い規程に基づく回答案が作られます。参照資料の置き場所を一か所にし、改定時に古い版を外す手順を決めます。

確認が形だけになる

生成AIの出力の品質が安定してくると、確認が流し読みになりがちです。確認チェックリストを使い、特に数字、日付、期限の項目は原本と照合する習慣を保ちます。

よくある質問

Q. 仕訳の入力や勘定科目の判断に生成AIは使えますか？

取引内容から勘定科目の候補を挙げさせることはできますが、最終的な判断は会計方針や税務の観点を踏まえて人が行う必要があります。仕訳の入力の効率化は、生成AIよりも、会計ソフトの自動仕訳機能や銀行明細の連携を先に検討する方が確実な場合が多いです。会計ソフトとの連携の考え方は会計ソフトとの連携：freee・マネーフォワードのAPI活用設計で解説しています。

Q. 請求書の処理に生成AIを使えますか？

受け取った請求書の内容を読み取って項目を抜き出す作業には、AI-OCRや生成AIを使えます。ただし、金額や口座情報は必ず原本と照合し、支払の承認は従来どおり人が行います。請求書の発行側の自動化については請求書の発行・送付を自動化する：販売管理と会計の連携設計で扱っています。

Q. 少人数の部署でも導入する意味はありますか？

担当者が少ない部署ほど、一人あたりの業務の種類が多く、文書作成や問い合わせ対応の負担が大きいことがあります。社内文書の下書きや問い合わせへの回答案作成など、始めやすい業務から試すと、少人数でも効果を感じやすくなります。

Q. 社員からの問い合わせを生成AIで自動回答してもよいですか？

規程に明記された内容への回答であれば、自動回答も選択肢になります。ただし、個別の事情を含む質問や、規程にない質問は担当者に回す設計が必要です。最初は担当者が回答案を確認してから返す形で始め、誤りの傾向を把握してから自動回答の範囲を決める方が安全です。

Otsumuに相談できること

対象が社内文書の下書きや問い合わせへの回答案作成など、個々の担当者が使う範囲にとどまり、全社の利用ルールと業務利用向けのサービスがすでに整っているのであれば、この記事の手順で自社だけで活用を進めることは十分可能です。まずは一つの業務でテンプレートと確認チェックリストを作り、試してみてください。

一方で、社内規程を参照して答える社内向けのチャットボットを作りたい、請求書や申請書の読み取りから会計ソフトへの登録までをつなげたい、個人情報を扱うため利用環境の設計から考えたい、といった場合は、仕組みの設計と開発が必要になります。

Otsumuの自社サービス運用の自動化コンサルティングでは、バックオフィス業務の棚卸しと生成AIとの相性の整理から、テンプレートと確認体制の設計、会計ソフトなど既存システムとの連携の実装までを一貫して支援しています。社内向けのチャットボットなど開発が必要な部分は、AIチャットボット開発として対応することもできます。

どの業務から始めるべきか、どこまで任せてよいかの整理だけでも構いません。30分の無料相談からお気軽にご連絡ください。

この記事について

Otsumu株式会社が執筆しました。統計値や他社の事例には依拠せず、進め方と判断の枠組みを中心にまとめています。法務・税務・会計などの制度は、専門家や公的窓口で最新の情報をご確認ください。

執筆：Otsumu株式会社 ／ 編集日 2026.10.01