RFP（提案依頼書）とは
RFPとは、発注する側が目的・課題・要件・条件を整理し、複数の開発会社などへ提案を求めるための資料です。日本語では「提案依頼書」と呼ばれ、英語の Request for Proposal の頭文字から来ています。
見積もりを依頼するときに、各社へ口頭や簡単なメモで説明すると、受け取る側が異なる前提で見積もりを作ってしまいます。RFPは、その前提を同じ文書でそろえるための道具です。
RFPは、発注者にとっても自社の考えを整理する機会になります。書いている途中で、目的が曖昧だったり、社内で意見が割れていたりすることに気づくことがよくあります。その段階で社内の合意を固めておくと、各社への説明にぶれがなくなります。
仕組み・ポイント
RFPに盛り込む主な項目は次のとおりです。
- 背景と目的：なぜ今この取り組みをするのか
- 対象範囲：求める業務や機能、含めない範囲
- 要件：機能と非機能の必須・希望
- 制約条件：期限、体制、既存システム、情報管理のルール
- 提案してほしい内容：進め方、体制、スケジュール、費用の内訳
- 選定の基準と流れ：質問の受付、提案の締切、評価の観点
評価基準を事前に決めておくと、価格だけで選ぶ事態を避けられます。提案の質、課題の理解、進め方の現実性、運用後の支援なども比較項目に入れます。
提案を受け取ったあとは、提案内容を評価基準に沿って点検し、必要であれば各社に追加の質問をします。選定の理由を記録しておくと、社内で説明するときにも役立ちます。なお、契約前に守秘の約束を結ぶべき情報がある場合は、RFPを渡す前にその取り決めをしておきます。
実務での使い方・具体例
架空の例として、ある会社が顧客管理の仕組みを作り直す場面を考えます。担当者は現状の業務の流れ、困りごと、必須の機能、今回は対象外とする範囲を一枚のRFPにまとめ、同じものを数社へ渡します。説明会や質問の機会も全社に同じ内容で提供します。
返ってきた提案は、「要件への対応」「進め方」「体制」「リスクへの考え方」「費用の内訳」を同じ表で比べます。その結果、費用が安い提案では保守が含まれていないことに気づく、といった違いを早い段階で発見できます。
RFPを作る労力を抑えたい場合は、まず要件をすべて埋めるのではなく、目的、現状の課題、制約、評価の観点の四点を押さえた簡易版から始め、質疑を通じて補っていく方法もあります。
判断のチェックポイント
- 目的と背景を、依頼先が読んで理解できる書き方にしたか
- 範囲の内外を明記したか
- 提案に含めてほしい項目の一覧を示したか
- 評価の観点と、選定の日程を事前に決めたか
- 質問の窓口と回答の共有方法を用意したか
よくある誤解と注意点
- RFPを出せば正確な見積もりが出るわけではない：要件があいまいなら、見積もりの幅は大きいままです。
- 細かく書きすぎると提案の余地を奪う：解決方法まで決めつけず、課題と目的を中心に伝えると良い提案が集まります。
- 新規事業では最初から作れない場合がある：何を作るべきかが不確かな段階では、先に小さく検証してから依頼する方法もあります。
- 価格だけで選ばない：選定の基準を事前に決めて、評価の根拠を残します。
- 複数社に同じ情報を渡す：質問への回答も全社へ共有し、条件の公平さを保ちます。
関連用語
- 要件定義：RFPの材料になる要件の整理
- 概算見積もり・詳細見積もり：提案の費用を比較する際の見積もりの種類
- 人月（工数見積もり）：見積もりの単位として使われる工数
- 請負契約・準委任契約：発注後の契約形態の考え方
Otsumuに相談できること
RFPを作る前に、「そもそも何を作るべきか」「どこまでを外注するか」を整理できていると、提案の質が大きく変わります。Otsumuでは、事業の目的や検証の段階に合わせて、発注の前に整えておくべき論点を一緒に確認できます。
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執筆：Otsumu株式会社 ／ 編集日 2026.10.04