電子帳簿保存法とは？意味・仕組みと使い方

電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法とは、国税に関する帳簿や書類を、電子データで保存するときの要件を定めた法律です。略して「電帳法」と呼ばれます。紙で保存していた書類を電子化して保存する場合や、最初から電子データで受け取った取引情報を保存する場合のルールを規定しています。

近年の制度では、電子的にやり取りした請求書や領収書などの取引情報は、電子データのまま保存することが求められる場面があります。紙に印刷して保存するだけでは、要件を満たさない場合があるため、注意が必要です。

仕組み・ポイント

制度が扱う主な保存の区分を整理します。

電子データの保存では、真実性（改ざんされていないこと）と、可視性（必要なときに検索して確認できること）の要件が求められます。たとえば、日付、金額、取引先で検索できるようにしておく、訂正や削除の履歴が残る仕組みを使う、といった対応です。

保存の方法の詳細は、制度で細かく定められ、改正もされています。実際の運用は、会計ソフトの機能や、社内の規程に合わせて整えます。

実務での使い方・具体例

以下は、状況を一般化した架空の例です。実際の事業では、自社の契約や数字に合わせて読み替えてください。

新規事業で、クラウドサービスの利用料や、外部の委託先からの請求書をメールで受け取る機会が増えます。受け取った請求書を、そのまま印刷して保存するだけでは、要件を満たさない場合があります。受け取り方、保存先、命名のルールを、事前に決めておく運用が有効です。

たとえば、共有フォルダに、日付、取引先、金額を含むファイル名で保存する、あるいは、会計ソフトと連携した保存の仕組みを使うといった方法が考えられます。インボイス制度への対応と合わせて設計すると、重複した作業を避けられます。

実務でのチェックポイント

• 電子的に受け取る請求書や領収書の、受信の窓口を整理する。
• 保存の場所と、ファイル名のルールを、社内で統一する。
• 検索できる状態で保存されているかを、定期的に確認する。
• 会計ソフトの対応状況を、制度の要件に照らして確認する。

よくある誤解と注意点

• 紙に印刷して保存すれば足りる、とは限りません。電子的に受け取った取引情報は、電子のまま保存する要件があります。
• 担当者の個人のメールやデバイスにだけ保存すると、必要なときに見つからず、要件を満たさなくなります。
• 要件を満たす会計ソフトを使っていても、運用のルールがなければ、適切な保存になりません。
• 制度は改正され、猶予の措置が変更されることもあります。最新の情報で確認します。
• 保存の期間は、書類の種類により異なります。

導入時は、会計の担当者だけでなく、書類を受け取る全員に、保存のルールを共有することが、実務の定着に役立ちます。

なお、制度や基準は変わるため、最新情報は公的機関・専門家で確認してください。

関連用語

• インボイス制度：請求書の様式と保存に関わる制度
• デジタルインボイス（Peppol）：電子的な請求情報の標準化
• 電子契約・電子署名：契約書の電子化に関する仕組み
• ペーパーレス化：書類の電子化の取り組み全般

Otsumuに相談できること

書類の受け取りと保存の仕組みは、事業の規模が小さいうちに整えるほど、後の負担が軽くなります。事務の仕組みを事業の立ち上げと合わせて整理したいときに、ご相談ください。詳しくは新規事業の戦略・事業計画の支援ページをご覧ください。

論点の整理から始めたい段階でも、30分の無料相談をご利用いただけます。

執筆：Otsumu株式会社 ／ 編集日 2026.10.04