ペーパーレス化とは？意味・メリットと進め方の注意点

ペーパーレス化とは

ペーパーレス化とは、業務で使う紙の書類や、紙を前提とした手続き（印刷・押印・回覧・郵送・紙での保管）を、電子データとシステム上の手続きに置き換えることです。平易に言えば「紙を使わずに仕事が回るようにすること」です。

単にコピー用紙の使用量を減らすことだけでなく、紙を介することで生まれていた手間や待ち時間、保管の負担をなくすことが本来の目的です。デジタイゼーションの代表的な取り組みであり、多くの会社でDXの入り口として位置づけられています。

対象となる業務とメリット

ペーパーレス化の対象になりやすい業務と、置き換えの方法は次の通りです。

紙の業務	置き換えの方法	主な効果
社内の申請・稟議	ワークフローシステム	回覧の待ち時間、押印のための出社が減る
請求書・納品書の発行	電子発行、メール・システムでの送付	印刷・封入・郵送の手間が減る
受け取る請求書・注文書	電子での受領、AI-OCRによるデータ化	手入力が減る
契約書	電子契約サービス	製本・郵送・保管の手間が減る
会議資料	画面共有、共有フォルダ	印刷と配布が不要になる
紙の台帳・記録簿	表計算、業務システム	検索・集計がしやすくなる

主なメリットは、印刷・郵送・保管にかかる費用と時間の削減、書類を探す時間の短縮、テレワークや外出先での業務の実現、情報の検索・集計のしやすさ、紛失リスクの低減などです。

さらに見落とされがちなのが、データが活用できるようになる点です。紙の注文書はファイルに綴じた時点で情報が眠ってしまいますが、データになっていれば、取引先別の注文の傾向や、処理にかかった日数を集計できます。ペーパーレス化を、単なる紙の削減ではなく、業務データをためる取り組みとして位置づけると、次の改善につなげやすくなります。

実務での使い方・具体例

ある専門商社で、取引先からFAXで届く注文書を事務担当が販売管理システムに手入力し、紙の原本をファイルに綴じて保管していたとします。ペーパーレス化の進め方の一例は次の通りです。

紙で扱っている書類を一覧にし、枚数と処理にかかる時間を把握する
社内だけで完結する書類（申請、社内報告）から電子化する
取引先とのやり取りは、電子化に協力してくれる取引先から順に切り替える
紙で届き続ける書類は、受け取った時点でスキャンしてAI-OCRでデータ化する
保管ルール（保存場所、ファイル名、保存期間）を決め、紙の原本の扱いを整理する

このように、相手のある業務はすぐに全部を切り替えられないため、社内から始めて徐々に範囲を広げるのが現実的です。具体的な進め方はペーパーレス化の進め方、受発注のデータ化は受発注業務の自動化でも解説しています。

制度面の確認

請求書や領収書、契約書などの書類は、法令で保存の方法や期間が定められているものがあります。たとえば、国税関係の帳簿や書類の電子保存については電子帳簿保存法に要件があり、インボイス制度への対応とあわせて確認が必要です。制度は改正されることがあるため、最新の情報は国税庁などの公的機関や税理士に確認したうえで、保存の仕組みを決めてください。

よくある誤解と注意点

最もよくある失敗は、紙の手順をそのまま電子に置き換えることです。紙の稟議書をPDFにしてメールで回覧するだけでは、承認の待ち時間も、誰のところで止まっているか分からない問題も解決しません。電子化を機に、承認の段階は本当に必要か、入力項目は本当に必要かを見直すことで、効果が大きく変わります。

また、ファイルの保存場所やファイル名のルールを決めずに電子化を進めると、紙のファイルよりも探しにくい状態になることがあります。共有フォルダの構成や命名規則、検索に使う項目を最初に決めておきましょう。

現場の抵抗にも配慮が必要です。紙に慣れた担当者にとって、画面での作業は最初は手間に感じられます。操作の練習期間を設け、困ったときの相談先を明確にし、紙に戻らないための小さな工夫（印刷しなくても確認しやすい画面、手書きの代わりになる入力方法など）を重ねることが定着の鍵です。

Otsumuに相談できること

ペーパーレス化は、ツールの導入だけで済むこともあれば、業務の流れの見直しや社内システムとの連携が必要になることもあります。Otsumuの自社サービス運用の自動化コンサルティングでは、紙の業務の棚卸しから優先順位づけ、電子化後の業務設計とデータ連携までを支援します。

「紙をなくしたいが、取引先や社内の事情で進まない」というご相談も歓迎です。30分の無料相談でお話を伺います。

執筆：Otsumu株式会社／編集日 2026.10.01

ペーパーレス化とは？意味・メリットと進め方の注意点