デジタイゼーション・デジタライゼーションとは
デジタイゼーションとは、紙や手書き、口頭といったアナログの情報や作業を、デジタルのデータや道具に置き換えることです。デジタライゼーションとは、デジタル化した情報を使って、個別の業務の流れやプロセス全体を効率化・高度化することです。
平易に言えば、デジタイゼーションは「紙をデータにすること」、デジタライゼーションは「データを使って仕事の流れを変えること」です。どちらも日本語では「デジタル化」と訳されることが多いため、区別するために英語のまま使われます。綴りは Digitization と Digitalization で、一字違いの似た言葉です。
この二つは、DX（デジタルトランスフォーメーション）に至るまでの段階として説明されることがよくあります。デジタイゼーション、デジタライゼーション、DXの順に、変化の範囲が「情報」から「業務の流れ」、さらに「事業や組織」へと広がっていく、という整理です。
違いと段階のポイント
| 観点 | デジタイゼーション | デジタライゼーション |
|---|---|---|
| 変えるもの | 情報の形（アナログ → デジタル） | 業務の流れ・プロセス |
| 典型例 | 紙の書類をスキャンしてPDF化する | 申請から承認、記録までをシステム上で完結させる |
| 効果 | 保管・検索・共有がしやすくなる | 手作業や待ち時間が減り、業務が速く正確になる |
| 業務の変化 | 小さい（手順はほぼそのまま） | 大きい（手順や役割分担が変わる） |
| 注意点 | 紙の手順をそのまま画面に移しただけになりやすい | 部署をまたぐ調整が必要になる |
大切なのは、デジタイゼーションはそれだけでは大きな効果を生みにくい、という点です。たとえば、紙の申請書をExcelの申請書に置き換えても、印刷して押印し、回覧する手順が残っていれば、手間はほとんど変わりません。データになった情報を業務の流れに組み込んではじめて、効果が表れます。
実務での使い方・具体例
ある会社の経費精算業務で考えてみます。
- 現状：紙の領収書を台紙に貼り、手書きの精算書と一緒に上長に提出。経理が会計ソフトに手入力している
- デジタイゼーション：領収書をスマートフォンで撮影して画像として提出し、精算書をExcelで作るようにする
- デジタライゼーション：経費精算システムで、撮影した領収書の内容を自動で読み取り、申請・承認をシステム上で行い、承認済みのデータを会計ソフトに自動で連携する
二段階目では、紙はなくなったものの、経理が画像を見て入力する作業は残っています。三段階目まで進めると、入力・回覧・転記の作業そのものが減ります。このように、段階を区別して考えると「今どこまで来ていて、次に何をすべきか」がはっきりします。
自社の業務を棚卸しし、それぞれの業務がどの段階にあるかを一覧にしてみると、デジタル化の進み具合に部署ごとのむらがあることや、デジタイゼーションで止まっている業務が多いことに気づくことがよくあります。紙やExcelから段階的にデジタル化する順番は中小企業のDXの進め方でも解説しています。
段階を飛ばしてよいか
必ずしも一段ずつ進める必要はありません。業務の流れを見直したうえで、いきなりシステム上で完結する形（デジタライゼーション）を作る方が、二度手間にならず早く効果が出ることもあります。ただし、その場合は現場の手順が大きく変わるため、関係者への説明と試行期間を十分にとることが大切です。
よくある誤解と注意点
よくある誤解は「紙をなくせばデジタル化が完了する」という考えです。紙をPDFにしただけでは、ファイルがフォルダに散らばり、かえって探しにくくなることもあります。どのデータを、どこに、どんな項目で保存し、誰がどう使うのかまで決めて、はじめて効果が出ます。
また、紙の書式をそのまま画面に再現しようとすると、不要な入力項目や押印欄の名残が残り、使いにくいシステムになりがちです。デジタル化のタイミングは、その項目が本当に必要か、その承認が本当に必要かを見直す好機でもあります。
関連用語
- DX（デジタルトランスフォーメーション）：デジタルを前提に事業や組織を変革する段階
- ペーパーレス化：紙の書類や手続きをなくす取り組み
- AI-OCR：紙や画像の文字を読み取り、データ化する技術
- ワークフローシステム：申請・承認の流れをシステム化する仕組み
- 業務の可視化：デジタル化の対象を見極めるための第一歩
Otsumuに相談できること
デジタル化の段階を整理すると、自社でまず取り組めることと、仕組みづくりに専門的な支援が必要なことが見えてきます。Otsumuの自社サービス運用の自動化コンサルティングでは、業務ごとのデジタル化の段階を整理し、デジタライゼーションに進むための業務設計と自動化を支援します。必要に応じて業務システム開発まで一貫して対応します。
「紙はなくしたが、手間が減っていない」と感じている場合は、30分の無料相談でご相談ください。
執筆：Otsumu株式会社 ／ 編集日 2026.10.01