ペーパーレス化の進め方：紙の申請・帳票をなくす手順と注意点

ペーパーレス化を進めるときに大切なのは、紙をスキャンしてPDFにすることではなく、紙で回っている業務を洗い出し、一つひとつを「廃止する」「電子化する」「システムに組み込む」「当面は紙を残す」に振り分けて、業務の流れごと変えることです。紙をそのままスキャンするだけでは、印刷・押印・回覧・保管の手間の多くが残ります。業務の流れを見直してはじめて、書類を探す時間、回覧を待つ時間、保管場所の費用が減っていきます。

また、ペーパーレス化には法令への対応が関わる書類があります。税務関係の帳簿や書類、契約書、労務関係の書類などは、電子で保存する場合に満たすべき要件が定められていることがあります。対象と要件を確認しないまま進めると、後から保存方法をやり直すことになりかねません。

この記事は、社内の紙の書類を減らしたいと考えている経営者、総務・経理などのバックオフィスの責任者、業務改善やDXの推進担当者に向けて書いています。紙の書類の洗い出し方、振り分けの判断基準、進め方の手順、書類の種類別の考え方、法令対応の注意点、よくある失敗までを順番に説明します。

ペーパーレス化はまず目的と範囲を決める

ペーパーレス化の目的は、会社によって違います。テレワークや外出先でも仕事ができるようにしたい、書類を探す時間や回覧を待つ時間を減らしたい、印刷や保管の費用を減らしたい、取引先とのやり取りを速くしたい、といった目的です。

目的によって、優先して取り組むべき書類が変わります。テレワークのためなら、出社しないと処理できない申請や承認が最優先です。取引の速度を上げたいなら、見積書・注文書・請求書のやり取りが対象になります。目的を決めずに「紙をなくそう」と始めると、取り組みやすい書類から手を付けることになり、本当に困っている業務が後回しになります。

範囲についても、最初から全社のすべての紙をなくそうとせず、目的に関わる書類から段階的に進めます。社内で完結する書類と、取引先や顧客が関わる書類では、変えやすさが大きく違います。社内で完結する書類から始め、成果を確かめながら社外とのやり取りに広げるのが一般的な進め方です。

紙の書類を洗い出す方法

ペーパーレス化の最初の作業は、社内でどんな紙の書類が使われているかを洗い出すことです。各部署に、日常的に使っている紙の書類を挙げてもらい、一覧にします。

洗い出しでは、書類そのものだけでなく「流れ」と「困りごと」を必ず記録してください。同じ書類でも、流れが長く関わる人が多いものほど、ペーパーレス化の効果が大きくなります。困りごとは、どの書類から手を付けるかを決める判断材料になります。

廃止・電子化・システム化に振り分ける

洗い出した書類を、次の基準で振り分けます。

まず廃止を検討する

振り分けで最初に検討すべきは「廃止」です。電子化すれば手間は減りますが、廃止すれば手間はなくなります。洗い出してみると、作り始めた理由が分からないまま続いている書類や、システムに同じ情報が入っているのに紙でも記録している書類が見つかることがあります。

電子化とシステム化の分かれ目

電子化とシステム化の分かれ目は、「承認の流れがあるか」と「データを再利用するか」です。単に記録して保管するだけの書類なら、フォームや電子ファイルへの置き換えで十分です。一方、複数人の承認が必要な申請や、内容を集計して他の業務に使う書類は、ワークフローシステムや業務システムに組み込む方が、承認の状況が見え、データも再利用できます。申請・承認の仕組みづくりについては、稟議・申請承認ワークフローのシステム化：設計と導入の手順で詳しく解説しています。

ペーパーレス化の手順

1. 目的を決める：テレワーク対応、処理の迅速化、費用削減など、何のためにペーパーレス化するかを決めます。
2. 紙の書類を洗い出す：部署ごとに紙の書類を一覧にし、流れ・頻度・保管・法令の関わり・困りごとを記録します。
3. 振り分ける：廃止・電子化・システム化・当面は紙を残すの四つに振り分けます。
4. 法令の要件を確認する：保存義務のある書類について、電子で保存する場合の要件を確認します。必要に応じて税理士などの専門家に相談します。
5. 優先順位を付ける：目的への効果、困りごとの大きさ、取り組みやすさで、着手する順番を決めます。
6. 業務の流れを見直す：紙の流れをそのまま電子に置き換えず、不要な承認や回覧を減らせないかを検討します。
7. 小さく始める：一つの部署・一つの書類から始め、運用上の問題を洗い出します。
8. 社内ルールを整える：電子での保存場所、ファイル名の付け方、承認の方法、保存期間などのルールを決め、文書にします。
9. 広げる：成果を確かめたうえで、他の部署や書類に広げます。社外とのやり取りは取引先との調整を含めて計画します。
10. 残った紙を見直す：一定期間ごとに、紙が残っている業務を見直し、次に取り組む対象を決めます。

手順6は特に重要です。紙の申請書で五人の押印が必要だった業務を、そのまま電子で五人の承認に置き換えても、待ち時間は大きく変わりません。電子化をきっかけに、承認者を減らす、金額に応じて承認の経路を変える、といった見直しを行うことで、効果が大きくなります。

書類の種類別の進め方

社内の申請・報告書類

休暇申請、経費精算、稟議、日報などの社内書類は、社内で完結するため最も取り組みやすい対象です。単純な申請はフォームに、承認の流れがある申請はワークフローシステムに置き換えます。経費精算は、領収書の扱いが関わるため、後述の法令の要件も確認します。

取引先とやり取りする書類

見積書、注文書、納品書、請求書などは、取引先との調整が必要です。自社から送る書類は、PDFでのメール送付や、請求書の電子発行サービスへの切り替えから始められます。取引先から届く書類は、紙で届く限り受け取り方を変えられないため、受け取った紙をスキャンしてデータ化する、取引先に電子での送付をお願いする、といった対応を組み合わせます。紙の帳票を読み取ってデータにする方法は、AI-OCRで紙・PDF帳票を読み取る：導入手順と精度の考え方で解説しています。請求業務全体の電子化は、請求書の発行・送付を自動化する：販売管理と会計の連携設計も参考にしてください。

契約書

契約書は、電子契約サービスを使うことで、印刷・押印・郵送の手間をなくせます。ただし、相手方が電子契約に対応しているか、契約の種類によって書面が求められていないかを確認する必要があります。契約の更新期限の管理まで含めた考え方は、契約書管理を効率化する：更新期限の管理と電子契約サービスの連携で扱っています。

現場の記録

点検表、作業日報、検査記録など、工場や店舗、工事現場で使う記録は、タブレットやスマートフォンで入力できるフォームに置き換えます。現場では手袋をしている、通信環境が不安定、といった事情があるため、入力のしやすさや、通信が切れたときの扱いを現場で試してから広げます。入力欄を選択式やチェック式にして文字入力を減らす、写真を添付できるようにする、といった工夫で、紙よりも記録が楽になると現場が感じられれば、定着が早まります。記録がデータになることで、点検の漏れや異常の傾向を事務所からすぐに確認できるようになる点も、現場への説明に使えます。

すでに保管している紙の書類

過去の紙の書類をすべてスキャンするのは、大きな手間がかかります。まず保存期間を過ぎた書類を廃棄し、残る書類のうち、頻繁に参照するものだけをスキャンするなど、優先順位を付けて進めます。保存期間が残っている書類の扱いは、法令の要件に沿って判断します。

法令対応の注意点

ペーパーレス化では、書類によって保存方法に関する法令の要件があります。主なものを挙げますが、制度は改正されることがあり、適用の判断には専門的な知識が必要です。最新の情報は国税庁などの公的機関の案内を確認し、税理士・社会保険労務士・弁護士などの専門家に相談してください。

• 税務関係の帳簿・書類：電子帳簿保存法により、帳簿や請求書・領収書などの書類を電子で保存する場合の要件が定められています。メールやWebで受け取った請求書などの電子取引のデータは、電子のまま保存することが求められています。紙で受け取った書類をスキャンして保存する場合にも、満たすべき要件があります。
• 契約書：電子契約は多くの契約で利用できますが、契約の種類によっては書面の交付が求められていたり、相手方の承諾が必要だったりする場合があります。
• 労務関係の書類：雇用契約や給与明細、各種届出などを電子化する場合、従業員の同意や保存方法についての規定を確認します。
• 業界ごとの規制：業界によっては、特定の記録の保存方法や保存期間が定められていることがあります。

法令対応で大切なのは、ペーパーレス化の計画を立てる段階で対象の書類を確認しておくことです。運用を始めた後で要件を満たしていないことが分かると、保存方法のやり直しが必要になります。また、電子で保存したデータを、必要なときに検索して表示できる状態に保つことも求められます。保存場所、ファイル名の付け方、検索の方法を社内ルールとして決めておきます。

電子保存の社内ルールで決めておくこと

法令の要件とは別に、社内で日常的に運用するためのルールも決めておきます。最低限、次の項目を文書にしておくと、担当者が替わっても運用がぶれません。

• 保存場所：書類の種類ごとに、どのシステム・どのフォルダに保存するか
• ファイル名：取引日・取引先・金額など、検索に使う情報をどの順番で付けるか
• 保存期間と廃棄：書類ごとの保存期間と、期間を過ぎたデータを誰が確認して削除するか
• 閲覧と変更の権限：誰が閲覧でき、誰が変更・削除できるか
• 訂正や削除の扱い：保存後に誤りが見つかった場合に、どう記録を残して訂正するか

ルールが決まっていないと、同じ請求書が複数の場所に保存される、必要なときに見つからない、といった問題が起きます。紙のキャビネットの整理と同じように、電子の保存場所にも整理の決まりが必要です。

よくある失敗と避け方

• スキャンしただけで終わる：紙をPDFにしても、業務の流れが変わらなければ手間はあまり減りません。廃止や流れの見直しを先に検討します。
• 紙と電子の二重運用が続く：電子化したのに、念のため紙でも保管する運用が続くと、手間がかえって増えます。切り替えの時期を決め、紙の運用をやめる日を明確にします。
• 保存場所がばらばらになる：電子ファイルを各自のパソコンや個人のフォルダに保存すると、紙のとき以上に探しにくくなります。保存場所とファイル名のルールを決めます。
• 法令の要件を確認していない：税務関係の書類を要件を満たさない方法で保存すると、後でやり直しが必要になります。計画段階で確認します。
• 現場の事情を考えない：事務所の感覚で選んだツールが、現場では使いにくいことがあります。現場の担当者に試してもらってから広げます。
• 取引先との調整を後回しにする：社外とのやり取りを電子化するには、取引先の協力が必要です。影響の大きい取引先から早めに相談します。

具体例：従業員数十名の専門商社

架空の例として、従業員数十名の専門商社を考えます。経費精算は紙の申請書に領収書を貼って上長と経理が押印、稟議は紙の回覧、取引先からの請求書は紙とPDFが混在、という状態でした。テレワークを導入したいという目的から、出社しないと処理できない業務を洗い出しました。

洗い出しの結果、毎週提出していた紙の営業報告書は、顧客管理システムに同じ情報が入っていることが分かり、廃止しました。経費精算と稟議はワークフローシステムに移し、承認者を見直して経路を短くしました。取引先からの請求書は、PDFで届くものは電子のまま所定の場所に保存し、紙で届くものはスキャンして保存するルールにしました。保存の方法は税理士に確認しながら決めています。こうして、出社しなければ止まる業務が大きく減りました。

この会社で時間がかかったのは、ツールの導入よりも、承認経路の見直しでした。紙の稟議では、関係しそうな部署の管理職全員が押印していましたが、実際に内容を確認して判断していたのは一部の人だけでした。金額と内容に応じて承認者を決める表を作り、それ以外の人には承認ではなく「完了後に閲覧できる」形に変えたことで、稟議の待ち時間が大きく短くなりました。

ペーパーレス化のチェックリスト

• ペーパーレス化の目的を決めている
• 部署ごとに紙の書類を洗い出し、流れと困りごとを記録している
• 書類を廃止・電子化・システム化・当面は紙を残すに振り分けている
• 保存義務のある書類と、電子保存の要件を確認している
• 電子化に合わせて承認や回覧の流れを見直している
• 保存場所、ファイル名、保存期間のルールを文書にしている
• 紙の運用をやめる日を決めている
• 取引先との調整が必要な書類について、相談の計画がある
• 現場で使う記録は、現場の担当者に試してもらっている

よくある質問

Q. ペーパーレス化はどの書類から始めればよいですか？

社内で完結し、関わる人が多く、困りごとの大きい書類から始めるのがおすすめです。たとえば、承認者が不在だと止まってしまう申請書や、毎月大量に発生する経費精算は、効果が見えやすい対象です。取引先が関わる書類は、社内の取り組みで成果を確かめた後に広げます。

Q. 電子化した書類の紙の原本は、すぐに捨ててもよいですか？

書類の種類によって、紙の原本の扱いが異なります。税務関係の書類など、保存の要件が定められているものは、要件を満たした方法で電子保存しているかを確認してから判断してください。判断に迷う場合は、税理士などの専門家に相談するのが確実です。

Q. ペーパーレス化にはどんなツールが必要ですか？

目的と書類によって変わります。単純な申請ならフォーム作成ツール、承認の流れがあるならワークフローシステム、契約書なら電子契約サービス、請求書なら電子発行サービス、と書類の種類に合わせて選びます。ツールが増えすぎると管理が難しくなるため、複数の用途に使えるものを優先して検討します。

Q. 社員がITに不慣れで、ペーパーレス化に抵抗があります。

最初は操作が簡単で、便利さを実感しやすい書類から始めてください。紙の休暇申請をフォームに変えるだけでも、外出先から申請・承認できる便利さが伝わります。使い方の説明会を開く、困ったときに聞ける担当者を決めるなど、移行期間の支援も用意します。

Otsumuに相談できること

対象が社内の申請書類や報告書類で、フォーム作成ツールやワークフローのSaaSで置き換えられる範囲であれば、この記事の手順に沿って自社でペーパーレス化を進めることは十分可能です。まずは紙の書類を洗い出し、廃止できるものがないかを確認することから始めてみてください。

一方で、紙の書類の流れが複数の部署や取引先にまたがっている場合、電子化した書類のデータを販売管理や会計などの業務システムで再利用したい場合、紙で届く帳票をデータ化して後続の業務につなげたい場合は、業務の設計とシステムの開発をあわせて考える必要があります。中小企業のデジタル化全体の順番については、中小企業のDXの進め方：紙・Excel業務からデジタル化する順番も参考にしてください。

Otsumuでは、紙の業務の洗い出しと振り分けから、業務の流れの見直し、ワークフローや業務システムの構築、帳票のデータ化と既存システムとの連携までを一貫して支援しています。目的から逆算して必要な範囲に絞り、小さく始めて効果を確かめながら広げます。詳しくは自社サービス運用の自動化コンサルティングや業務システム開発のページをご覧ください。法令対応の判断が必要な部分は、専門家と連携しながら進めることをおすすめします。

自社のペーパーレス化をどこから始めるべきか、状況を伺いながら一緒に整理することもできます。30分の無料相談からお気軽にご連絡ください。

この記事について

Otsumu株式会社が執筆しました。統計値や他社の事例には依拠せず、進め方と判断の枠組みを中心にまとめています。法務・税務・会計などの制度は、専門家や公的窓口で最新の情報をご確認ください。

執筆：Otsumu株式会社 ／ 編集日 2026.10.01