Power Automateとは
Power Automateとは、Microsoftが提供する業務自動化のサービスで、Microsoft 365をはじめとするクラウドサービス同士の連携と、パソコン上の画面操作の自動化の両方を扱えるのが特徴です。平易に言えば「Outlook、Teams、Excel、SharePointなどを中心に、日々の繰り返し作業を自動で流すための道具」です。
以前は Microsoft Flow という名前で提供されていました。パソコン操作を自動化するデスクトップ向けの機能は Power Automate Desktop（略して PAD）と呼ばれることがあります。Power Apps、Power BI などとともに Power Platform という製品群の一つに位置づけられています。
仕組み・ポイント
Power Automateで作る自動化は「フロー」と呼ばれ、大きく次の種類があります。
| 種類 | 動き方 | 典型的な用途 |
|---|---|---|
| クラウドフロー（自動化） | メール受信やファイル追加などをきっかけに動く | 添付ファイルの自動保存、通知 |
| クラウドフロー（スケジュール） | 決まった時刻に動く | 毎朝の集計や定期連絡 |
| クラウドフロー（インスタント） | ボタン操作など手動で起動する | 承認依頼の送信 |
| デスクトップフロー | パソコン上の画面操作を再現する（RPA） | APIのない社内システムへの入力 |
クラウドフローは、各サービスへの接続部品（コネクタ）を使って処理を組み立てるiPaaS的な仕組みです。デスクトップフローはRPAに相当し、クラウドフローから呼び出して組み合わせることもできます。承認の仕組みが標準で用意されているため、申請と承認を伴う社内手続きの自動化にも使いやすい作りです。
利用できる機能やコネクタは、契約しているライセンスによって異なります。標準のコネクタで足りるのか、追加のライセンスが必要になるのかは、導入前に必ず確認してください。ライセンス体系は改定されることがあるため、最新の公式情報や販売代理店に確認するのが確実です。
実務での使い方・具体例
Microsoft 365を全社で使っている会社を想定します。
- 取引先から請求書付きのメールが届く
- 添付ファイルをSharePointの決まったフォルダに自動保存する
- 経理担当のTeamsに通知し、内容確認と承認を依頼する
- 承認されたら、管理用のExcel表に日付と金額を記録する
これまで担当者が受信トレイを見ながら手作業で保存・転記していた流れを、一つのフローにまとめられます。社内の勤怠システムなど、APIがなく画面でしか操作できないシステムが含まれる場合は、その部分だけデスクトップフローで補う、という組み合わせ方もできます。
向いている業務、限界の見極め方はPower Automateで社内業務を自動化するでも詳しく解説しています。
よくある誤解と注意点
「Microsoft 365を契約していれば何でも追加費用なしでできる」というのはよくある誤解です。外部サービスとの連携やデスクトップフローの無人実行など、一部の機能には追加のライセンスが必要になる場合があります。試作の段階でライセンスの範囲を確認しておかないと、本番化の直前に計画を見直すことになりかねません。
また、作成者個人のアカウントで動いているフローは、その人の異動や退職で止まったり、誰も中身を直せなくなったりします。業務で使うフローは共有の所有者を設定し、目的・作成者・扱うデータを一覧で管理しておくことが大切です。現場が自由にフローを作れる環境ほど、野良RPAと同じ問題が起こりやすくなります。
さらに、Excelファイルを使ったフローは、誰かがファイルを開いたまま編集していたり、表の列名を変えたりすると失敗しやすくなります。データの置き場として本当にExcelが適切か、SharePointのリストや専用のデータベースに移した方がよいかも合わせて検討すると、フローが安定します。本番で使うフローは、まずテスト用のファイルやチャンネルで動作を確かめてから切り替える習慣を付けておくと、誤送信などの事故も防げます。
関連用語
- RPA：画面操作を再現する自動化。デスクトップフローが該当する
- iPaaS：クラウドサービス同士をつなぐ連携基盤
- 市民開発：現場担当者が自ら業務ツールを作る取り組み
- ワークフローシステム：申請・承認の流れを電子化する仕組み
- VBA（Excelマクロ）：Excel内の操作を自動化する従来の手段
Otsumuに相談できること
Power Automateで十分にまかなえる業務もあれば、社内ツールとして作った方が長く安定する業務もあります。Otsumuの自社サービス運用の自動化コンサルティングでは、対象業務の整理と自動化手段の選定、フローの管理ルールづくりを支援し、必要に応じて社内ツール開発まで対応します。
「フローが増えて管理しきれない」「どこまでPower Automateで作るべきか迷っている」といった段階でもご相談いただけます。30分の無料相談からお気軽にどうぞ。
執筆：Otsumu株式会社 ／ 編集日 2026.10.01