シャドーITとは
シャドーITとは、会社の情報システム部門や管理者が把握・許可していないITツール、クラウドサービス、端末などを、社員が業務で独自に使っている状態のことです。平易に言えば「会社の管理の外で、こっそり使われている業務用のIT」です。
英語の Shadow IT をそのまま使った言葉で、「影のIT」という意味です。悪意のある行為というより、現場の社員が「仕事を早く進めたい」という善意から使い始めるケースがほとんどです。近年では、生成AIサービスの無断利用を指して「シャドーAI」と呼ぶこともあります。
起こる原因とリスク
シャドーITの代表例と、起こる理由は次の通りです。
| 代表例 | 起こる理由の例 |
|---|---|
| 個人のクラウドストレージでのファイル共有 | 会社の仕組みでは社外と大容量ファイルを共有しにくい |
| 個人アカウントのチャットツール | 社内の連絡手段が使いにくい、取引先に合わせた |
| 無料の自動化ツールやノーコードツール | 申請が面倒で、すぐに試したかった |
| 生成AIサービスへの社内情報の入力 | 文書作成を早く終わらせたい |
| 私物のスマートフォンやパソコンの業務利用 | 会社の端末が使いにくい、持ち歩けない |
根本には「会社が用意したツールでは業務のニーズを満たせない」「新しいツールを使う申請手続きが重く、時間がかかる」といった事情があることが多いです。
一方で、シャドーITには次のようなリスクがあります。
- 情報漏えい：顧客情報や機密情報が、管理されていない外部サービスに保存される
- アカウントの放置：退職者の個人アカウントに業務データが残り、回収できなくなる
- セキュリティ事故：脆弱なサービスや不正なアプリからの侵入
- 業務の属人化：特定の人のアカウントでしか業務が回らない
- 費用の分散：部署ごとに似たツールを個別に契約し、全体のコストが見えなくなる
実務での使い方・具体例
ある会社の営業部で、取引先との資料共有のために、担当者が個人で契約したクラウドストレージを使っていたとします。担当者の退職後、そのストレージに取引先との見積書や契約書が残っていることが分かりましたが、会社としてはアクセスする手段がありませんでした。こうした事態を防ぐための対策は、次の流れで進めるのが現実的です。
- 実態を把握する：アンケートやネットワークの通信記録、経費精算のデータから、使われているツールを洗い出す
- リスクで分類する：扱うデータの重要度と、サービスの安全性で、継続・移行・禁止に分ける
- 代わりの手段を用意する：現場が困っている業務を、会社公認のツールで満たせるようにする
- 申請のルールを軽くする：新しいツールを試したいときの手続きを簡単にし、相談しやすくする
- 定期的に見直す：ツールの一覧を管理し、使われていないアカウントを整理する
利用中のクラウドサービスを一元管理する考え方は、SaaS管理とも呼ばれます。
禁止だけでは解決しない理由
シャドーITへの対策として、外部サービスへのアクセスを一律に禁止する方法もあります。ただし、現場のニーズが満たされないまま禁止すると、より見えにくい形で使われ続けたり、業務の生産性が下がったりします。禁止と同時に、使ってよいツールの選択肢を示し、現場の要望を受け止める窓口を作ることが重要です。
よくある誤解と注意点
「シャドーITは社員の規律の問題だ」という見方は、半分しか正しくありません。多くの場合、シャドーITは会社のIT環境と業務の実態のずれを知らせるサインです。どの業務で、なぜ非公認のツールが必要とされたのかを聞き取ることで、IT環境の改善点が見えてきます。
また、ノーコードツールや自動化ツールで作られた仕組みは、ツールそのものに加えて「誰がどんな処理を作ったか」も管理の対象になります。現場が自由に作れる環境を整える場合は、市民開発のルールとあわせて、作成者・目的・扱うデータを一覧で管理する仕組みを用意しておきましょう。管理する側の担当者が一人しかいない会社では、すべてを細かく審査するのは現実的ではありません。扱うデータの重要度に応じて、自由に使ってよいもの、届け出が必要なもの、使ってはいけないものの三段階に分けるといった、軽い運用から始めるのがおすすめです。
関連用語
- シャドーAI：生成AIサービスの無断利用。シャドーITの一種
- SaaS管理：利用中のクラウドサービスを一元的に把握・管理する取り組み
- 野良RPA：管理されずに放置された自動化ロボット
- ITガバナンス：ITの利用を組織として統制する仕組み
- IDaaS：クラウドサービスのアカウントと認証を一元管理するサービス
Otsumuに相談できること
シャドーITへの対応は、禁止のルールよりも、現場が困っている業務を公認の仕組みで満たせるかどうかが鍵になります。Otsumuの自社サービス運用の自動化コンサルティングでは、使われているツールと業務の実態を整理し、公認ツールへの集約や自動化の仕組みづくり、管理ルールの設計を支援します。
「現場がどんなツールを使っているか把握できていない」という段階からでも、30分の無料相談でご相談ください。
執筆：Otsumu株式会社 ／ 編集日 2026.10.01