業務フロー図とは？意味・書き方と活用のポイント

業務フロー図とは

業務フロー図とは、ある業務が始まってから終わるまでの流れを、「誰が」「何を」「どの順番で」行うかが分かるように、記号と矢印で描いた図のことです。平易に言えば「仕事の流れを一枚の絵にした地図」です。

文章のマニュアルでは見落としやすい、担当者間の受け渡し、判断による分岐、同じ情報の二重入力などが一目で分かるため、業務改善や自動化、システム開発の要件整理の土台として広く使われます。英語では business process flow や workflow diagram と呼ばれます。

書き方の基本

業務フロー図は、担当者や部署ごとに横または縦の帯（レーン）を区切り、その中に作業を並べる「スイムレーン」形式で描くのが一般的です。プールのコースのように担当が分かれて見えることから、この名前が付いています。

記号	意味	例
角丸の四角	開始・終了	「注文を受ける」「出荷完了」
四角	作業（処理）	「在庫を確認する」
ひし形	判断・分岐	「在庫はあるか？」
書類の形	帳票・書類	「納品書」
円柱	データの保存先	「販売管理システム」
矢印	流れの向き	作業から次の作業へ

書くときの手順は次の通りです。

対象とする業務の範囲（どこから始まり、どこで終わるか）を決める
関わる担当者・部署・システムを洗い出し、レーンを作る
実際の担当者にヒアリングしながら、作業を時系列に並べる
判断が入る箇所を分岐として描き、例外のパターンも書き足す
書いた図を担当者に見せ、実態と違う点を直す

記号の使い方を厳密にそろえたい場合は、国際的な標準表記であるBPMNを使う方法もあります。社内での共有が目的なら、記号の種類は絞り、誰でも読める図にすることを優先した方が役立ちます。

実務での使い方・具体例

業務フロー図は、主に次の三つの場面で使われます。

業務改善：現状の図を描き、重複や待ち時間、不要な承認を見つける
自動化：どの作業をRPAやシステム連携に置き換えられるかを判断する
システム開発：新しいシステムで業務がどう変わるかを、発注者と開発者で共有する

たとえば、ある人材サービス会社で、応募受付から面接日程の確定までに、営業・事務・面接担当の三者がメールで何度もやり取りしていたとします。業務フロー図を描くと、同じ応募者情報を三か所に転記していること、日程調整のメールが何度も往復していることが見えてきます。そこで「応募情報を一か所に登録し、日程調整は候補日を選んでもらう仕組みにする」という改善案を描いた「あるべき姿」の図を作り、現状の図と並べて関係者と合意してから、システムの要件を決めていく流れになります。

現状の図（As-Is）と、あるべき姿の図（To-Be）を分けて描くのが基本です。両者を比べることで、何が変わるのか、誰の作業が増えたり減ったりするのかを関係者が具体的に理解でき、導入後の混乱を減らせます。業務を可視化する進め方は業務可視化の方法でも解説しています。

よくある誤解と注意点

よくある失敗は、マニュアルや規程をもとに「本来の手順」だけを描いてしまうことです。実際の現場では、規程にない確認作業や、担当者が独自に行っている工夫、例外対応が多く存在します。それらを描かないまま自動化やシステム化を進めると、「その場合はどうするのか」という問題が後から次々に出てきます。必ず実際の担当者に話を聞き、できれば作業の様子を見ながら描きましょう。

また、最初から細かく描きすぎると、全体像が見えなくなり、誰も読まない図になります。まずは大きな流れを一枚で描き、必要な部分だけ詳しい図に分けるのがコツです。描いた図は一度で終わりではなく、業務が変わるたびに更新する前提で、保管場所と更新担当を決めておきましょう。

図を描くツールは、表計算ソフトやプレゼンテーションソフトでも、専用の作図ツールでも構いません。大切なのは、関係者全員が開いて見られ、修正しやすいことです。各作業に「所要時間」「発生頻度」「使うシステム」を書き添えておくと、自動化の効果を見積もる材料にもなります。

Otsumuに相談できること

業務フロー図は、描くこと自体よりも「描いたあとに何を変えるか」を決めることに価値があります。Otsumuの自社サービス運用の自動化コンサルティングでは、現場へのヒアリングをもとに現状とあるべき姿を整理し、自動化やシステム化の優先順位を一緒に決めます。必要に応じて業務システム開発まで支援します。

「業務が複雑で、どこから手を付ければよいか分からない」という段階でも構いません。30分の無料相談でご相談ください。

執筆：Otsumu株式会社／編集日 2026.10.01

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