規程・マニュアルの管理
社内規程や手順書を一か所に集め、改訂の承認と周知を同じ仕組みで行う。
BUSINESS SYSTEM文書管理システム開発必要な文書が、
文書管理システム開発必要な文書が、
すぐ見つかる。
最新版がどれか分からず、共有フォルダに似たファイルが並び、誰が見られるかも曖昧。そんな文書の散在を解消するため、版管理、検索、権限、承認、保管期間の管理を備えた文書管理システムを開発します。Otsumuは自ら事業を手がける実践者として、運用が続く最小限のルールから設計し、AIを活用した少人数・短期間の開発で形にします。
- 最新版が分かる版管理と更新履歴
- 権限と承認で、見せる範囲を制御
- 検索しやすい分類・タグ・全文検索
初回相談無料・30分 ／ 要件が固まっていなくても大丈夫です ／ ご依頼の判断は相談後で構いません
こんなお悩み、
ありませんか？
- 共有フォルダに似たファイルが並び、最新版が分からない
- 必要な文書を探すのに時間がかかる
- 見せてよい相手と範囲の管理が曖昧
- 規程や手順書の改訂承認が、メールで行われている
BEFORE最新版がどれか、人に確認している
AFTER最新版が明示され、更新履歴から過去の版も確認できる
BEFORE文書を探し回っている
AFTER分類・タグ・全文検索で、必要な文書にたどり着ける
BEFORE閲覧範囲が曖昧なまま共有されている
AFTER部署や役割ごとの権限で、閲覧・編集できる範囲を管理できる
ひとつでも当てはまったら、
30分で進め方を整理しませんか。
FEATURES文書管理・ファイル共有システム開発で
文書管理・ファイル共有システム開発で
対応できること。
記載は一例です。必要な機能は、目的と予算に合わせて一緒に絞り込みます。
01
版管理・更新履歴
文書の版ごとに更新者と日時、変更内容を記録し、過去の版へ戻すこともできます。
02
分類・タグ・全文検索
部署や種別などの分類とタグをつけ、本文やファイル名から検索できるようにします。
03
権限・閲覧制御
部署、役割、個人ごとに閲覧・編集・ダウンロードの権限を設定し、閲覧履歴も残します。
04
承認ワークフロー
規程や手順書の改訂を、作成から承認、公開までの流れで管理します。
05
保管期間・廃棄管理
文書の種類ごとの保管期間を設定し、期限が近い文書を通知します。保管期間の基準は専門家の確認を前提とします。
06
外部共有・ストレージ連携
Google DriveやBoxなど既存のストレージと連携し、取引先向けに期限付きで共有する機能を検討します。
活用シーンの例。
取引先との資料共有
取引先ごとに共有する資料を限定し、閲覧期限と履歴を管理する。
品質・技術文書の版管理
図面や仕様書の版を管理し、最新版だけを現場へ公開する。
Otsumuに任せる、
3つの理由。
事業の成果から、つくる範囲を決める
言われた仕様をそのままつくるのではなく、目的と効果から逆算して、本当に必要な機能に絞り込みます。
AI活用で、速く・小さく
AIを開発プロセスに組み込み、少人数・短期間で動くシステムに到達します。投資を抑えて、早く効果を確かめられます。
つくった後まで、同じチームで
リリース後の改善、運用の自動化、KPI改善まで一気通貫。開発会社と運用担当の間で意図がずれません。
開発の進め方。
- STEP 01
目的と要件の整理
解決したい課題と効果を確認し、最初に必要な機能と優先順位を決めます。
- STEP 02
設計・プロトタイプ
画面とデータの設計を行い、触れるプロトタイプで認識をそろえます。
- STEP 03
開発・リリース
AIを活用した開発で、小さく早くリリース。テストと移行も支援します。
- STEP 04
改善・保守運用
利用状況をもとに改善を続け、保守・運用の自動化まで支援します。
PRICING
費用の目安。
掲載価格は税別の参考価格です。対象範囲を確認し、正式なお見積もりをご案内します。
ご相談から、開始まで。
- 01
フォームから申込み
1〜2分で完了。わかる範囲のご記入で大丈夫です。
- 02
日程のご連絡
担当者から、日程調整のご連絡をします。
- 03
30分の無料相談
現在地と課題を伺い、次に確認すべき論点を整理します。
- 04
ご提案・お見積もり
範囲・期間・費用をご提案。ご納得いただいてから開始します。
文書管理・ファイル共有システム開発の
よくあるご質問
GoogleドライブやSharePointとの違いは何ですか？
既存のストレージで足りる場合も多くあります。承認や保管期間の管理、独自の権限ルールが必要な場合に、不足部分を開発する方法を提案します。
社内ナレッジ検索のようなAI検索もできますか？
文書をAIで検索・要約する機能の追加も可能です。その場合は、回答の根拠となる文書を示す設計とアクセス権限の扱いを重視します。
費用はどのくらいですか？
文書の量、権限の細かさ、承認フローで変わるため個別にお見積もりします。小さく始める場合は、PoC / MVP Sprint（300万円〜・税別、参考価格）からのご相談も可能です。
既存のファイルを移行できますか？
はい。フォルダ構成を整理し、分類とタグを付けながら移行します。優先度の高い文書から段階的に進める方法もあります。
相談したら、必ず依頼しないといけませんか？
いいえ。初回の30分は、現在地と次に確認すべき論点を整理する場です。ご依頼の有無にかかわらず、お持ち帰りいただける内容をお伝えします。
秘密保持や契約の条件はどうなりますか？
秘密保持、成果物の取り扱い、契約・検収の条件は、ご相談時に確認のうえ合意します。
あわせて検討される開発
文書管理・ファイル共有システム開発のご相談は、
まず30分から。
初回相談は無料です。目的と現状を伺い、進め方と費用感を整理します。
お申し込み後、担当者から日程調整のご連絡をします。
文書管理・ファイル共有システム開発初回相談無料・30分無料相談を予約 ↗